Madhumuni ya Hati Hii
Hati hii inaweka viwango vya huduma ambavyo wananchi wanafaa kutarajia katika mahusiano yao na Halmashauri pamoja na wafanyakazi wake. Ni maelezo kuhusu kujitolea kwetu katika kuhudumia umma na hakikisho kuhusu ubora wa huduma zetu pamoja na kufuata haki katika kugharamia masomo ya juu nchini Kenya.
Hati hii juu ya utoaji wa huduma kwa wateja inaeleza haki na wajibu wako pamoja na hatua za kufuata kama viwango vyetu vya utoaji hudumu havikufikiwa. Vilevile inaeleza namna ya kuwasiliana nasi ili kutufahamisha kuhusu ufaafu wa huduma zetu na jinsi tunavyoweza kuboresha zaidi utoaji wetu wa huduma kwako.
Hati hii pia ni wasilisho la kuthibitisha kuwa Halmashauri inajitolea kutimiza wajibu wake.
Historia Yetu
Halmashauri ya Kutoa Mikopo ya Kuendeleza Masomo Ya Juu (HELB) ni shirika la kitaifa lenye jukumu la kutoa fedha za kugharamia elimu ya juu nchini. Halmashauri hii iliundwa mnamo Julai 1995 kupitia kwa sheria ya bunge (Sura ya 213 A ya sheria za Kenya, 1995). Sheria hii ndiyo inayotoa msingi wa kuwepo kwa Halmashauri pamoja na wajibu wake.
Wajibu Wetu
Halmashauri ilibuniwa kwa kusudi la kutoa mikopo, misaada na uthamini wa masomo kwa Wakenya wanaohudhuria masomo ya juu katika taasisi zinazotambulika. Wanaosomea shahada za aina zote - ziwe za kwanza, za pili au za tatu - huweza kupata usaidizi wa kifedha kutoka kwa Halmashauri.
Mikopo na misaada kwa wale wanaosomea shahada ya kwanza hutolewa kwa wanafunzi wenye uhitaji ilhali mikopo kwa wanafunzi wanaosomea shahada nyinginezo hutolewa wanapodhihirisha uwezo wa kulipa mikopo hiyo. Kwa upande mwingine, uthamini wa masomo hutolewa kutokana na ustadi wa kimasomo wa mtu binafsi. Halmashauri hii pia ina wajibu wa kuunda hazina itakayokuwa na fedha za kusaidia wanafunzi kutokana na malipo yanayokusanywa kutoka kwa wanafunzi wa awali.
Tunaowahudumia
Halmashauri hii hutoa huduma kwa kushirikiana na washikadau wengi tofauti. Washikadau hawa ni pamoja na vyuo vikuu ambavyo wanafunzi wake hunufaika kutokana na mikopo yetu, wanaopata mikopo, waajiri wanaoajiri waliofuzu, taasisi za kifedha ambazo hushirikiana nasi katika kutoa misaada kwa wanafunzi, umma kwa jumla na Serikali ya Kenya.
Ruwaza Yetu
Kuwa wathamini wa kifedha wanaopendelewa na Wakenya wanaosaka masomo yua juu.
Wito Wetu
Kutoa mikopo isiyo ghali, misaada na uthamini kwa Wakenya wanaopata masomo ya juu.
Mambo ya Msingi Tunayoyathamini
Mambo ya kimsingi yanayothaminiwa na shirika fulani huwa sehemu muhimu ya itikadi ya shirika hilo na huunda hisia za utambulishi, kushiriki, mwelekeo na kusudi. Katika kufuatilia kusudi letu la kutoa huduma nzuri na kwa wakati ufaao, tutaongozwa na mambo yafuatayo ya kimsingi tunayoyathamini kama yanavyoelezwa katika Mpango Ongozi wetu wa mnamo 2009 - 2014.
Misingi inayotolewa katika Hati hii inaeleza namna mahusiano kati ya Halmashauri yetu nawe yatakavyokuwa. Hati hii pia imeshirikishwa na mambo ya kimsingi tunayoyathamini ambayo ni:
Uwazi
Tunaahidi kuwahudumia wateja wetu kwa uwazi na uadilifu.
Heshima
Tunaazimia kuwahudumia wateja wetu wote kwa heshima kila wakati.
Haki
Halmashauri itafuata haki katika shughuli zake zote na kutekeleza wajibu wake wote bila mapendeleo na bila uoga wala kuegemea upande wowote.
Ustadi
Huduma za Halmashauri zinatolewa kwa ustadi wa kiwango cha juu.
Ushirika
Halmashauri inathamini umoja na ushirikiano ili kufaidi kutokana na nguvu za pamoja za utendakazi.
Majukumu Yetu ya Kimsingi
Majukumu ya kimsingi ya Halmashauri ni:
- Kutoa mikopo kwa wanafunzi wanaothaminiwa na Serikali katika vyuo vikuu vya umma,
- Kutoa mikopo kwa wanafunzi walio katika vyuo vikuu vya kibinafsi vilivyoithinishwa,
- Kutoa mikopo kwa wanafunzi wanaoendeleza masomo baada ya kupata shahada ya kwanza,
- Kutoa uthamini kwa wanafunzi wanaoendeleza masomo baada ya kupata shahada ya kwanza,
- Kutoa mikopo kwa wanafunzi wanaojithamini walio katika vyuo vikuu vya umma,
- Kukusanya malipo ya mikopo kutoka kwa wanafunzi wa vyuo vikuu wa awali na kushirikiana na taasisi zingine kwa kusudi la kuongeza ufadhili wake kwa wale wanaoendeleza masomo ya juu,
- Kuunda na kusimamia hazina ya kudumu itakayokuwa na fedha za kusaidia wanafunzi kutokana na malipo yanayopatikana kutoka kwa wanafunzi wa awali.
Wateja Wetu
- Wanaonufaika kutokana na mpango wa kutoa mikopo kwa vyuo vikuu
- Vyuo vikuu
- Maafisa wetu
- Wanaotoa huduma mbalimbali
- Vyombo vya habari
- Wazazi / wasimamizi wa wanafunzi
- Umma kwa jumla
Washikadau / Washirika
- Serikali ya Kenya
- Vyuo vikuu na shule za upili
- Taasisi za kifedha
- Waajiri
- Taasisi za sekta ya umma
- Taasisi za sekta ya kibinafsi
- Wenzi wa kimaendeleo
- Mashirika ya kutoa msaada
Viwango Vyetu vya Utoaji Huduma
Ubora wa huduma zinazotolewa na Halmashauri ya Kutoa Mikopo ya Kuendeleza Masomo Ya Juu umethibitishwa na ISO (ISO 9001: 2008). Tunajitolea kukidhi mahitaji ya wateja wetu na tunajitahidi kupita matarajio yao. Ili kuboresha kuridhika kwa wateja, Halmashauri imetekeleza mfumo wa kuthibiti ubora kwa misingi ya ISO 9001: 2008.
Tunajitahidi kuboresha viwango vya huduma zetu na tunakaribisha mawasiliano yoyote kuhusu utendajikazi wetu. Pasipo kukiuka mamlaka yaliyotolewa kwa Halmashauri na Sheria ya Bunge ya Halmashauri ya Kutoa Mikopo ya Kuendeleza Masomo Ya Juu ya mnamo 1995, ili kuiwezesha Halmashauri kutekeleza majukumu yake ya kisheria, tunajitolea kwa mambo yafuatayo:
- Kushughulikia maombi ya mikopo, misaada na uthamini
Kila mwaka, Halmashauri itashughulikia maombi yote ya mikopo katika muda usiopita siku sitini (60) kutoka tarehe ya mwisho ya uwasilishaji iliyotolewa katika vyeti vya maombi.
Fedha zitatumwa kwa akaunti za wanafunzi (inapostahili) siku kumi na nne (14) kabla ya kuanza kwa muhula mpya kama itakavyoarifiwa na kila chuo kikuu.
Kwa vyuo vikuu vya kibinafsi vilivyosajiliwa na pia vyuo vikuu vya umma, karo italipwa siku ishirini na moja (21) baada ya kuanza kwa kila muhula.
Utahudumiwa kwa muda usiopita dakika ishirini (20) baada ya kuwasili kwako katika makao ya Halmashauri. Mahitaji yako yatachukuliwa kwa usiri na kwa dharura inayohitajika.
Watu waliotuma maombi na ambao hawakufaulu, au wanafunzi waliopata mkopo usiokidhi mahitaji yao wanaweza kukata rufaa kwa kupata fomu za rufaa kutoka kwa mtandao wetu (www.helb.co.ke) na kuituma katika kipindi kisichopita siku tisini (90) baada ya kutolewa kwa mikopo. Rufaa zitashughulikiwa kwa muda usiopita siku thelathini (30).
Mtu mwenye mkopo atapata taarifa kuhusu hali yake ya mkopo mara moja kila mwaka au kwa muda usiopita siku saba (7) baada ya kupokelewa kwa maombi.
Cheti cha Kukamilisha Malipo
Vyeti vya Kukamilisha Malipo vitatolewa kwa wale ambao wamekamilisha kulipa deni la mikopo yao kikamilifu.
Uajiri
Utaratibu wa kuajiri watu utakamilika katika muda usiopita miezi mitatu (3) kutoka wakati wa kutangazwa kwa nafasi hadi kutolewa kwa barua ya uajiri.
Simu zinazoingia
- Unapotupigia simu, tutajibu 75% ya simu zote katika milio mitatu ya kwanza na hadi 95% ya simu zote katika milio tano ya kwanza.
- Tutapokea simu zenu kuanzia saa mbili asubuhi hadi saa kumi na moja jioni kila siku kuanzia jumatatu hadi ijumaa.
- Tutajitambulisha kwa majina na / au kitengo chetu cha kazi.
- Tutalenga kusuluhisha matatizo yako katika simu hiyo.
- Kuchukua maelezo yako ili mtu anayefaa kukushughulikia akupigie simu baadaye ikiwa yule aliyeshika simu hataweza kushughulikia tatizo lako moja kwa moja.
Ripoti za Kufunga Mwaka
Ripoti za kufunga mwaka za Halmashauri zitachapishwa na kutolewa katika mwezi wa Novemba kila mwaka.
Kujibu Barua
Barua za kawaida zitajibiwa katika muda wa siku kumi na nne (14) baada ya kupokelewa.
Kushughulikia Malalamishi
- Kama tukipokea maswali au malalamishi kutoka kwa wateja wetu kupitia kwa simu au barua pepe, tutafahamisha kuhusu kupokelewa kwa malalamishi katika muda usiopita masaa 24 baada ya kupokelewa;
- Tutafahamisha kuhusu kupokelewa kwa matatizo mengine yanayopokelewa kupitia kwa barua pepe au na mawasiliano mengine kwa muda usiopita siku tatu (3) za kufanya kazi;
- Kwa kila jambo linalalofikishwa mbele ya Halmashauri, tutatoa uamuzi wetu kwa muda usiopita siku 14 za kufanya kazi baada ya kukamilika kwa uchunguzi wetu;
- Pale uchunguzi zaidi utakapohitajika, uchunguzi huo utaanza kwa muda usiopita siku 15 za kufanya kazi baada ya kuwasilishwa kwa mgogoro au malalamishi kuhusu jambo lolote lililo chini ya upeo na mamlaka ya Halmashauri;
- Malalamishi na migogoro sahili itashughulikiwa na kuhitimishwa kwa muda usiopita siku 10 baada ya kupokelewa;
- Ni sharti malalamishi yawasilishwe kwa maandishi na yawe na habari muhimu za mlalamishi, yaani jina, nambari ya simu, mahali anapoishi na anwani ya posta;
- Malalamishi ni sharti yawe na majina, anwani ya posta na nambari za simu za wote wanahusishwa katika malalamishi hayo, ikiwa ni pamoja na mlalamishi;
- Malalamishi na ushahidi mwingine zinaweza kuwasilishwa kupitia kwa barua pepe au faksi. Nakala asilia za stakabadhi hizi zinaweza kuhitajika baadaye kwa sababu ya uthibitishaji;
- Malalamishi hushughulikiwa kwa utaratibu wa wakati yanapopokelewa;
- Elewa: Malalamishi yanayowasilishwa bila kuwa na jina au yanayorejelea hali ya kufikirika tu hushughulikiwa ifaavyo pia. Kama malalamishi fulani hayahitaji kuwa na jina la mlalamishi, Halmashauri yenyewe inaweza kujifanya kuwa mlalalmishi;
- Mlalalmishi atafahamishwa kwa njia ya maandishi kuhusu kupokelewa kwa malalamishi yake;
- Malalamishi yote ni sharti yapitie utaratibu wa kuthibitishwa.
Malalamishi yote yanafaa kutumwa kwa:
Katibu wa Halmashauri,
Halmashauri ya Kutoa Mikopo ya Kuendeleza Masomo Ya Juu,
Jumba la Anniversary Towers, Ghorofa ya 18,
University Way,
S. L. P. 69489 00400,
Nairobi
Njia zingine za kuwasilisha malalamishi au kuuliza maswali ni:
Simu: 020-2251877, 2246590/1, 226080
Faksi: 2252330
Barua pepe: helb@helb.co.ke
Ununuzi wa bidhaa na huduma pamoja na Malipo Yake
Katika kushirikiana na wauzaji, kwenye Halmashauri tutahakikisha kwamba:
- tunatoa na unapata habari zote zitakazohitajika ili kukuwezesha kutoa huduma yako;
- haki na usawa zinatekelezwa kwa wote wakati wa uteuzi wa wale watakaotoa huduma fulani;
- malipo yanatolewa kwa wakati ufaao kama ilivyoelezwa katika mkataba uliokubaliwa wa mauzo na ununuzi.
Mawasiliano
Viwango vya huduma vilivyotajwa hapa chini ndivyo shabaha yetu na vinatoa vipimo vya utendakazi wetu. Vinatumika katika vitengo vyote vya Halmashauri.
Unapowasiliana nasi wewe binafsi au kupitia kwa simu, barua, faksi au kwa njia nyingine yoyote ile, tunaahidi kuwa:
- tutakupa heshima unayostahili,
- tutakuwa radhi kukusaidia na kushughulikia mahitaji yako,
- tutakutunza kwa haki na ustadi ufaao,
- tutatoa pasipo kuchelewesha, kwa mazungumzo au maandishi, ushauri ambao ni wazi, mfupi, ufaao na kamili,
- tutadhihirisha uwezo na ujuzi ufaao katika kutoa ushauri,
- tutatekeleza majukumu yetu kwa njia ifaayo na kwa kujali.
Huduma Zetu Hazilipishwi
Ikitokea kwamba unapata matatizo katika kupata huduma yoyote katika Halmashauri, tafadhali omba kuwasiliana na mkuu wa idara inayohusika.
Kujitolea Kwetu Katika Kutoa Huduma kwa Wateja Wetu
Chini ya Hati hii, una haki ya:
- kuwasilisha malalamishi
- kukata rufaa
Wakurugenzi na wafanyakazi wa Halmashauri watajaribu:
- kuwa waaminifu, waadilifu na wenye ujuzi unaostahili;
- kusaidia ifaavyo, kuwa na heshima na kutumia busara yao;
- kutekeleza majukumu yao kwa bidii na uaminifu;
- kutoa ushauri na habari zifaazo, sahihi na zisizo na mapendeleo;
- kuheshimu na kulinda ubinafsi wa habari zinazokuhusu.
Namna unavyoweza kutusaidia
Namna ya kuwasilisha malalamishi dhidi ya huduma zetu.
Kama hatukufikia viwango vya utoaji huduma vilivyotolewa katika Hati hii, tafadhali tufahamishe kwa kufuata hatua zifuatazo:
- kubainisha tatizo,
- kuelewa kabisa malalamishi yako ni ya aina gani,
- wasiliana na mfanyakazi wa Halmashauri anayehusika,
- lizungumzie tatizo na afisa ambaye amekuwa akikushughulikia,
- kama ukihakikisha kwamba afisa huyo hawezi kusuluhisha malalamishi yako, unaweza kuomba kuwasiliana na meneja wa afisa huyo.
Majukumu ya Wateja
Tunakutarajia:
- kuwa mwenye heshima na uadilifu kwa wafanyakazi wa Halmashauri;
- kutoa habari sahihi, kweli na za kutosha pale zinapohitajika ili kuwezesha utoaji wa haki na ufaao wa mikopo, misaada na ufadhili;
- kulipa mikopo kwa wakati ufaao na bila kusitisha;
- kutoa habari zinazoombwa na Halmashauri kwa wakati ufaao;
- kutii kanuni na sheria za Halmashauri;
- kutoa habari kuhusu utoaji wetu wa huduma;
- kuhakikisha kuwa anwani za barua unazozituma kwetu ni sahihi, ikiwa ni pamoja na kuweka kodi ifaayo ya posta, na kwamba umetupatia habari kamili kuhusu namna ya kukufikia na kuwasiliana nawe ili kutuwezesha kujibu matakwa yako kwa wakati ufaao. Hati hii haiodoi haki yoyote ya fidia inayotambulika kisheria.
Marekebisho kwa Hati Hii
Ili kuhakikisha kuwa Hati hii inaendelea kuwakilisha matarajio na maoni ya washuikadau wa sekta hii pamoja na wateja wetu, itarekebishwa kila baada ya miaka miwili na tutachunguza na kutathmini viwango vyetu vya kutoa huduma kila wakati. Vilevile, tutafanya uchunguzi wa kupima kuridhika kwa wateja wetu kila mwaka.
Kutofuata Kanuni
Malengo haya huweza yasifikiwe kutokana na:
- sababu zilizo juu ya uwezo wetu;
- sikukuu za kawaida za kitaifa.
Hata hivyo, tunaahidi kufanya kila lililo katika uwezo wetu ili kufikia matarajio yako na tutakuarifu kama tusipoweza kufanya hivyo.
Haki za Kisheria
Ahadi zote tulizoziweka katika Hati hii haziodoi haki yoyote ya fidia inayotambulika kisheria.Tutajaribu kusuluhisha malalamishi kwa njia ya kuridhisha na kwa wakati ufaao. Tunakaribisha maoni kutoka kwa washikadau na umma kwa jumla kuhusu utendakazi wetu na kuhusu mambo tunayoweza kuboresha.
Makataa
Ingawa kila juhudi imetiwa katika kuhakikisha kuwa habari zilizomo katika Hati hii ni sahihi, Hati yenyewe inakusudiwa kuwa MWONGOZO TU na wala haifai kuchukuliwa kuwa (au kutumiwa badala ya) ushauri wa kisheria. Hivyo basi, Halmashauri ya Kutoa Mikopo ya Kuendeleza Masomo Ya Juu haitakubali uwajibikaji wowote kutokana na vitendo vyovyote vitakavyochukuliwa au maamuzi yatakayofanywa kutokana na habari zinazotolewa hapa.
NAMNA YA KUWASILIANA NASI
Andika kwa:
Katibu wa Halmashauri / Afisa Mkuu Mtendaji
Halmashauri ya Kutoa Mikopo ya Kuendeleza Masomo Ya Juu,
Jumba la Anniversary Towers, Ghorofa ya 18,
University Way,
S. L. P. 69489 00400,
Nairobi
Njia zingine za kuwasilisha malalamishi au kuuliza maswali ni:
Simu: 020-2251877, 2246590/1, 226080
Faksi: 2252330
Barua pepe: helb@helb.co.ke
Mtandao: www.helb.co.ke |
Home
Press Area 
